INDICE 1. PREMESSA 2. DEFINIZIONI 3. DESTINATARI 4. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 4.1. Oggetto della Segnalazione 4.2. Segnalazioni non ricomprese nella Procedura 5. RIFERIMENTI NORMATIVI 5.1 Riferimenti normativi esterni 5.2 Riferimenti normativi interni 6. DESCRIZIONE DEL PROCESSO RELATIVO A SEGNALAZIONI INTERNE 6.1. Gli elementi e le caratteristiche della Segnalazione 6.2. La trasmissione della Segnalazione 6.2.1. La Segnalazione tramite piattaforma “Globaleaks” 6.2.2. Altre modalità di trasmissione della Segnalazione 6.2.3. Soggetto destinatario della Segnalazione 6.3. La registrazione della Segnalazione 6.4. Classificazione e analisi preliminare della Segnalazione 6.5 Gestione della Segnalazione 6.5.1. La prima fase di gestione 6.5.2. La fase istruttoria 6.5.3 Conclusione della fase istruttoria e azioni correttive 6.6. Flussi informativi 7. GARANZIE E TUTELE 7.1. La tutela dell’identità del Segnalante 7.2. Misure di protezione 7.3. Sistema sanzionatorio 8. CANALE ESTERNO PER LE SEGNALAZIONI (ANAC) 9. DIVULGAZIONE PUBBLICA 10. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI E CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
1. PREMESSA La presente procedura (di seguito “Procedura”) ha lo scopo di disciplinare il processo di trasmissione, ricezione, analisi e gestione delle Segnalazioni (cd. Whistleblowing) su informazioni, adeguatamente circostanziate, riferibili ai “Destinatari”, come definiti al successivo paragrafo 3, relative a violazioni di leggi e regolamenti, del Codice Etico e di Condotta del Gruppo Mittel, del Modello Organizzativo 231, nonché del sistema di regole e procedure vigenti nel medesimo Gruppo. La Procedura è anche finalizzata a dare attuazione alle disposizioni del decreto legislativo 10 marzo 2023 n. 24 (di seguito “d.lgs. n. 24/2023” o anche “Decreto”) di attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 (“Direttiva”), riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione (cd. disciplina Whistleblowing). Per quanto non espressamente indicato dalla presente Procedura resta integralmente applicabile quanto previsto dal suddetto Decreto. La predetta normativa prevede, in sintesi: - un regime di tutela verso specifiche categorie di soggetti che segnalano informazioni, acquisite nel contesto lavorativo, relative a violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente; - misure di protezione, tra cui il divieto di ritorsioni, a tutela del Segnalante nonché dei Facilitatori, dei colleghi e dei parenti del Segnalante e dei soggetti giuridici collegati al Segnalante; - l’istituzione di canali di segnalazione interni all’ente (di cui uno di tipo informatico) per la trasmissione di Segnalazioni che garantiscano, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la tutela della riservatezza dell’identità del Segnalante, della Persona coinvolta e/o comunque menzionata nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione; - oltre alla facoltà di sporgere denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, la possibilità (qualora ricorra una delle condizioni previste all’art. 6, comma 1, del d.lgs. n. 24/2023) di effettuare Segnalazioni esterne tramite il canale gestito dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (di seguito ANAC), nonché di effettuare Divulgazioni pubbliche (al ricorrere di una delle condizioni previste all’art. 15, comma 1, del d.lgs. n. 24/2023), tramite la stampa o mezzi elettronici o di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone; - provvedimenti disciplinari nonché sanzioni amministrative pecuniarie irrogate da ANAC nei casi previsti dagli artt. 16 e 21 del d.lgs. n. 24/2023. Il Gruppo Mittel si impegna a organizzare iniziative di sensibilizzazione e formazione del personale per divulgare le finalità del cd. Whistleblowing e della presente Procedura. La Procedura è pubblicata nel sito www.mittel.it nella sezione dedicata al cd. Whistleblowing e l’informativa relativa all’adozione della stessa è portata a conoscenza di tutti i dipendenti.
2. DEFINIZIONI Ai fini della presente Procedura si intende per:
- Canali di segnalazione: sistemi diversificati previsti dal Decreto per la presentazione delle Segnalazioni: (i) Canale interno; (ii) Canale esterno presso ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione); (iii) Divulgazione pubblica; - Canale interno per la Segnalazione: piattaforma informatica denominata “Globaleaks” utilizzata dal Gruppo Mittel ed utilizzabile per effettuare le Segnalazioni interne; - Canale esterno per la Segnalazione: piattaforma ANAC; - CGWB: Comitato di gestione Whistleblowing, organo collegiale responsabile del processo di gestione delle segnalazioni, composto dal Presidente dell’Organismo di Vigilanza di Mittel S.p.A. (nominato Presidente di CGWB), dal Responsabile dell’Ufficio Legale e Societario di Mittel S.p.A. e dal Responsabile Internal Audit di Mittel S.p.A. - Contesto lavorativo: le attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte dal Personale Mittel o da Terzi nell’ambito dei rapporti giuridici da questi instaurati con Mittel S.p.A. e/o con le Società Controllate; - Divulgazione pubblica: rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone, ai sensi dell’art. 15, comma 1, del d.lgs. n. 24/2023; - Facilitatore: la persona fisica che assiste il Segnalante nel processo di Segnalazione e che opera nel medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata; - FISV: Funzione incaricata alla ricezione del sistema di segnalazione interno delle violazioni, che coincide con il responsabile della funzione Internal Audit della Capogruppo Mittel S.p.A.; - Gruppo Mittel: Mittel S.p.A. e le società da essa controllate; - Informazioni sulle violazioni: informazioni, adeguatamente circostanziate, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni conseguenti a comportamenti, atti od omissioni commessi o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commessi, nonché elementi riguardanti condotte, anche omissive, volte ad occultare tali violazioni. Vi rientrano anche le informazioni su violazioni acquisite nell’ambito di un rapporto giuridico non ancora iniziato o nel frattempo terminato, qualora dette informazioni siano state acquisite nell’ambito del contesto lavorativo, compreso il periodo di prova, oppure nella fase selettiva o precontrattuale; - Modello Organizzativo 231: il modello di organizzazione, gestione e controllo adottato da Mittel S.p.A. e dalle Società Controllate ai sensi del d.lgs. n. 231/2001; - Organismo di Vigilanza: l’Organismo di Mittel S.p.A. e gli organismi delle società controllate, nominati ai sensi dell’art. 6, punto 1, lett. b) del d.lgs. n. 231/2001, dotati di autonomi poteri d’iniziativa e controllo che ha il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello Organizzativo 231 e di curarne l’aggiornamento; - Persona coinvolta/Segnalato: la persona fisica o giuridica menzionata nella Segnalazione effettuata tramite il canale interno o esterno, la denuncia, la Divulgazione pubblica, come soggetto a cui la violazione è attribuita o comunque riferibile; - Personale Mittel: coloro che sono legati a Mittel S.p.A. o alle Società Controllate da un rapporto di lavoro subordinato o di prestazione occasionale nonché i Vertici aziendali e i componenti degli organi sociali e degli Organismi di Vigilanza di Mittel S.p.A. e delle Società Controllate (anche qualora esercitino tali funzioni in via di mero fatto); - Segnalante: la persona che effettua una Segnalazione tramite il canale di Segnalazione interno o esterno, la denuncia o la Divulgazione pubblica; - Segnalazione: la comunicazione, scritta o orale, di informazioni riferibili al Personale Mittel e/o a Terzi su violazioni di normative nazionali e di diritto dell’Unione europea, del Codice Etico del Modello Organizzativo 231, nonché del sistema di regole e procedure vigenti nel Gruppo Mittel. - Segnalazione anonima: Segnalazione in cui le generalità del Segnalante non sono esplicitate né risultano identificabili in maniera univoca; - Segnalazione circostanziata: Segnalazione in cui le informazioni/asserzioni sono caratterizzate da un grado di dettaglio sufficiente, almeno astrattamente, a far emergere circostanze e fatti precisi e concordanti, e relazionate a contesti determinati, nonché a consentire di identificare elementi utili ai fini della verifica della fondatezza della Segnalazione stessa (ad esempio, elementi che consentono di identificare il soggetto che ha posto in essere i fatti segnalati, il contesto, il luogo e il periodo temporale delle circostanze segnalate, valore, cause e finalità delle condotte, anomalie relative al sistema di controllo interno, documentazione a supporto, ecc.). Nell’ambito delle Segnalazioni circostanziate si distinguono le informazioni/asserzioni: i) “verificabili”, qualora in base ai contenuti della Segnalazione sia possibile in concreto svolgere verifiche in ambito aziendale sulla fondatezza, nei limiti delle attività e con gli strumenti di analisi a disposizione di Audit; ii) “non verificabili”, qualora sulla base degli strumenti di analisi a disposizione, non risulta possibile svolgere verifiche sulla fondatezza della Segnalazione. Le verifiche su circostanze e valutazioni riconducibili ad elementi intenzionali e/o soggettivi risentono dei limiti propri delle attività di Audit e dei relativi strumenti a disposizione; - Segnalazione esterna: la comunicazione, scritta od orale, di Informazioni sulle violazioni effettuata dal Segnalante tramite il canale di segnalazione esterno attivato da ANAC; - Segnalazione interna: la comunicazione, scritta o orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione interno; - Segnalazione relativa a fatti rilevanti: i) Segnalazione che riguarda i Vertici aziendali e i componenti degli organi sociali e dell’Organismo di Vigilanza di Mittel S.p.A. e/o delle Società Controllate; ii) Segnalazione per la quale, anche dalle preliminari analisi, siano configurabili gravi violazioni del Modello Organizzativo 231, tali da esporre la società al rischio di responsabilità amministrativa da reato ai sensi del d.lgs. n. 231/2001; iii) Segnalazione su anomalie operative aziendali e/o illeciti e/o frodi e/o abusi per le quali, all’esito delle verifiche preliminari, sia stimabile per Mittel S.p.A. e/o per le Società Controllate un impatto quali-quantitativo significativo sul bilancio (in termini di tematiche di contabilità, revisione legale dei conti, controlli interni sull’informativa finanziaria); - Società Controllate: tutte le società appartenenti al Gruppo facente capo a Mittel S.p.A., controllate ai sensi dell’art. 2359 del Codice civile, riconducibili alla definizione prevista dall’art. 2, comma 1, lettera q, del d.lgs. n. 24/2023(*1), alle quali si applica in via diretta la presente Procedura; - Terzi: le persone fisiche o giuridiche, diverse dal Personale Mittel, che intrattengono, a vario titolo, rapporti di lavoro, di collaborazione o d’affari con Mittel S.p.A. e/o con le Società Controllate, ivi compresi - a titolo non esaustivo - i clienti, i partner, i fornitori (anche in regime di appalto/subappalto), i lavoratori autonomi o titolari di rapporti di collaborazione, i liberi professionisti, i consulenti, gli agenti e intermediari, i volontari e tirocinanti (retribuiti o non retribuiti), ovvero chiunque sia legittimo portatore di interesse nei confronti dell’attività aziendale del Gruppo Mittel.
3. DESTINATARI Destinatari della Procedura sono: i vertici aziendali, i componenti degli organi sociali e di controllo, dell’Organismo di Vigilanza, dipendenti, consulenti, ex dipendenti e candidati a posizioni lavorative, nonché – a titolo non esaustivo – i partner, fornitori (anche in regime di appalto e subappalto), consulenti, volontari, tirocinanti retribuiti e non retribuiti, collaboratori esterni e stakeholder di Mittel S.p.A. e delle società controllate, che sono in possesso di Informazioni su violazioni come definite nella presente Procedura. Rientrano, altresì, tra i Destinatari, le persone fisiche e giuridiche, non ricomprese nelle precedenti categorie ma alle quali si applicano le misure di protezione previste dalla presente Procedura. Quanto previsto nel presente documento si applica anche alle Segnalazioni anonime, purché adeguatamente circostanziate, come definite nella presente Procedura.
4. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE La Procedura ha lo scopo di disciplinare il processo di trasmissione, ricezione, analisi e gestione delle Segnalazioni, compresa l’archiviazione e la successiva cancellazione sia delle Segnalazioni sia della documentazione ad esse correlata, con le modalità indicate nel presente documento. La Procedura si applica a Mittel S.p.A. e alle Società Controllate, che ne garantiscono la corretta e costante applicazione, nonché la massima diffusione interna ed esterna, nel rispetto delle prerogative di autonomia e indipendenza di ciascuna Società.
4.1. Oggetto della Segnalazione Il d.lgs. n. 24/2023 stabilisce che sono oggetto di segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia le informazioni sulle violazioni, compresi i fondati sospetti, di normative nazionali e dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, commesse nell’ambito dell’organizzazione dell’ente con cui il Segnalante o denunciante intrattiene uno dei rapporti giuridici considerati dal legislatore(*2). Le informazioni sulle violazioni devono riguardare comportamenti, atti od omissioni di cui il segnalante o il denunciante sia venuto a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato, il quale ricomprende non solo dipendenti ma anche altri soggetti che hanno una relazione qualificata con l’ente/amministrazione (es. consulenti, volontari, azionisti, tirocinanti, persone con funzioni di amministrazione, direzione e controllo). Le informazioni sulle violazioni possono riguardare anche le violazioni non ancora commesse che il whistleblower, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti(*3). Il legislatore ha tipizzato le fattispecie di violazioni, qui di seguito riportate a titolo di esempio non esaustivo: • Violazioni del diritto nazionale - Illeciti civili; - Illeciti amministrativi; - Condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. n. 231/2001, violazioni dei modelli di organizzazione e gestione previsti nel d.lgs. n. 231/2001; - Illeciti penali; - Illeciti contabili; - Irregolarità - di cui all’ art. 2, co. 1, lett. b) d.lgs. 24/2023 - “elementi concreti” (indici sintomatici) tali da far ritenere al segnalante che potrebbe essere commessa una delle violazioni previste dal Decreto; Al fine di agevolare l’identificazione dei fatti che possono essere oggetto di segnalazione, si riporta di seguito un elenco a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo di condotte/comportamenti rilevanti: • violazione dei codici di comportamento; • irregolarità contabili, amministrative e negli adempimenti contabili e fiscali o nella formazione del bilancio d’esercizio; • false dichiarazioni e false certificazioni; • violazione di norme in materie ambientali, di sicurezza sul lavoro e di controlli; • assunzioni non trasparenti; • comportamenti volti ad ostacolare le attività di controllo delle Autorità di Vigilanza (ad es. omessa consegna di documentazione, presentazione di informazioni false o fuorvianti); • promessa o dazione di denaro, beni o servizi o altro beneficio volti a corrompere fornitori, clienti, ovvero pubblici ufficiali; • azioni suscettibili di creare un danno all’immagine di Mittel o delle società controllate; • violazione dei diritti umani, della privacy, molestie e discriminazione. • Violazioni del diritto dell’UE - Illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE; - Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'UE; - Atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali; - Atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni dell'UE.
4.2 Segnalazioni non ricomprese nella procedura Sono escluse dal perimetro di applicazione della Procedura le Segnalazioni inerenti a: - contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante, che attengono esclusivamente alla disciplina del rapporto di lavoro o ai rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinate, salvo che siano collegate o riferibili alla violazione di norme o di regole/procedure interne; - violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato dell’Unione Europea; - violazioni disciplinate in via obbligatoria da atti dell’Unione Europea o nazionali, come indicati nell’art. 1, co. 2, lett. b), del d.lgs. n. 24/2023 (in materia di servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente); - fatti o circostanze rientranti nell’applicazione di disposizioni nazionali o dell’Unione Europea in materia di informazioni classificate, segreto forense o medico e di segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali, ovvero rientranti nell’applicazione di disposizioni nazionali in materia di procedura penale, di autonomia e indipendenza della magistratura, delle disposizioni sulle funzioni e attribuzioni del Consiglio Superiore della Magistratura, in materia di difesa nazionale e di ordine e sicurezza pubblica, nonché in materia di esercizio e tutela del diritto dei lavoratori di consultare i propri rappresentanti o i sindacati, di protezioni contro le condotte o gli atti illeciti posti in essere in ragione di tali consultazioni, di autonomia delle parti sociali e del loro diritto di stipulare accordi collettivi, nonché di repressione delle condotte antisindacali; - comunicazioni relative al conflitto di interessi. Qualora dette circostanze siano rilevanti anche ai sensi del Modello Organizzativo 231 dovranno essere oggetto di Segnalazione, come previsto dalla presente Procedura; - richieste di esercizio dei diritti in materia di protezione dei dati personali nei confronti del Gruppo Mittel (c.d. diritti privacy), ai sensi del Regolamento (UE) n. 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati - GDPR) e dei d.lgs. 30 giugno 2003 n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali) e d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 e successive modifiche e integrazioni. Qualora dette circostanze siano rilevanti anche ai sensi del Modello Organizzativo 231 dovranno essere oggetto di Segnalazione, come previsto dalla presente Procedura. Le Segnalazioni rientranti nelle predette tipologie verranno inoltrate alle competenti strutture aziendali a cura della Funzione Audit di Mittel/FISV, che ne monitora comunque gli esiti per rilevare eventuali debolezze del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi o impatti su processi sensibili 231. Non sono ricomprese tra le informazioni sulle violazioni segnalabili o denunciabili le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. voci di corridoio). A titolo di esempio puramente indicativo e non esaustivo si riportano alcune tipologie di comportamenti e casi che non possono essere segnalati: • l’invio di segnalazioni con finalità puramente diffamatorie o calunniose o che attengano esclusivamente ad aspetti della vita privata, senza alcun collegamento diretto o indiretto con l’attività aziendale e/o professionale del Segnalato; • l’invio di segnalazioni che attengono esclusivamente al proprio rapporto individuale di lavoro; • l’invio di segnalazioni di natura discriminatoria nei riguardi del Segnalato e/o tra colleghi; • l’invio di segnalazioni effettuate con l’unico scopo di danneggiare il Segnalato; • l’invio di segnalazioni contenenti lamentele personali o conflitti interpersonali. Si specifica che nei casi di invio di segnalazioni vietate la riservatezza dell’identità del Segnalante nonché le altre misure di tutela previste potrebbero non essere garantite. Nello specifico, pertanto, il Segnalante deve essere consapevole che: • la segnalazione non garantisce alcuna protezione al segnalante nel caso in cui abbia concorso alla realizzazione della condotta illecita; • rimane impregiudicata la responsabilità penale, civile e disciplinare del segnalante, nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria, di segnalazione effettuata con dolo o colpa grave, di segnalazione effettuata al solo scopo di danneggiare il segnalato.
5. RIFERIMENTI NORMATIVI 5.1 Riferimenti normativi esterni • Decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24, recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. (Decreto whistleblowing)”; • Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231, recante “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell’articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300”; • Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione (cd. Whistleblowing); • Regolamento (UE) n. 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – GDPR); • Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali e successive modifiche ed integrazioni, tra cui il Decreto Legislativo 10 agosto 2018, n. 101, nonché le collegate disposizioni legislative); • Linee guida relative alle procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne, predisposte da A.N.AC. in attuazione del Decreto Legislativo n. 24 del 2023 (testo approvato con Delibera n. 311 del 12 luglio 2023).
5.2 Riferimenti normativi interni • Modelli Organizzativi 231 di Mittel S.p.A. e delle Società Controllate; • Codici Etici di Mittel S.p.A. e delle Società Controllate; • Procedure ed Istruzioni Operative di Mittel e delle società controllate.
6. DESCRIZIONE DEL PROCESSO RELATIVO A SEGNALAZIONI INTERNE 6.1. Gli elementi e le caratteristiche della Segnalazione È necessario che la Segnalazione sia il più possibile circostanziata al fine di consentire la delibazione dei fatti da parte dei soggetti competenti a ricevere e gestire le segnalazioni (cfr. paragrafi 6.2. ss), nonché da parte di ANAC (cfr. paragrafo 8). La Segnalazione può essere effettuata tramite comunicazione diretta o per il tramite o con l’assistenza di altre persone operanti nel medesimo contesto lavorativo (Facilitatori) e deve riportare: - i dati identificativi del mittente, fermo restando la possibilità di effettuare la Segnalazione anche in forma anonima nel qual caso è presa in esame solo qualora sia adeguatamente documentata; - le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione; - la descrizione del fatto; - le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati. È possibile allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.
6.2. La trasmissione della Segnalazione I Destinatari della presente Procedura che vengono a conoscenza di Informazioni su violazioni sono tenuti ad effettuare una Segnalazione attraverso i canali di segnalazione interni di seguito descritti.
6.2.1. La Segnalazione tramite piattaforma “Globaleaks” Al fine di dare diligente seguito alle Segnalazioni interne ricevute, Mittel S.p.A. e le Società Controllate si sono dotate di una piattaforma web denominata “Globaleaks” accessibile direttamente tramite il link: https://glks.mitteladg.it. La piattaforma assicura la riservatezza della persona Segnalante, del Facilitatore, della persona coinvolta o comunque dei soggetti menzionati nella segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione. Digitato l’indirizzo sopra indicato, i destinatari della procedura potranno: 1) attraverso il pulsante INVIA UNA SEGNALAZIONE selezionare, in base all’elenco proposto, la Società del Gruppo Mittel per la quale inviare la segnalazione (la piattaforma Globaleaks è multi-societaria ed è adottata dalle società appartenenti al Gruppo Mittel); 2) Compilare il FORM che prevede: campi descrittivi liberi, campi a risposta multipla oltre alla possibilità di allegare files (files testo e/o files audio); 3) Completare la segnalazione con il bottone INVIA; 4) In alternativa alla compilazione del FORM sempre tramite la piattaforma è possibile inviare una segnalazione in forma orale utilizzando la specifica funzione “ invia una segnalazione vocale”; 5) Terminata la procedura di segnalazione viene generato un “codice segnalazione” numerico lungo 16 caratteri, che servirà per “richiamare” la segnalazione al fine di monitorarne lo stato di avanzamento o nel caso modificare/integrare l’eventuale documentazione a supporto. Attraverso la piattaforma è possibile: - inviare una Segnalazione; - modificare o aggiornare una Segnalazione inviata; - mantenere riservato il contenuto della Segnalazione durante l’intera fase di gestione della stessa, consentendo l’accesso ai soli soggetti autorizzati; - consultare lo stato di una Segnalazione inviata; - ricevere riscontro sugli esiti delle verifiche. La piattaforma Globaleaks è altresì accessibile tramite il sito internet della capogruppo Mittel S.p.A. al seguente indirizzo www.mittel.it - accedendo alla sezione Whistleblowing.
6.2.2. Altre modalità di trasmissione della Segnalazione Oltre alla Piattaforma Globaleaks (canale interno di segnalazione raccomandato), da ritenersi preferibile in ragione delle migliori garanzie fornite, la segnalazione può essere presentata anche:
• redigendo una segnalazione scritta da far pervenire in busta chiusa, tramite posta o brevi manu (utilizzando il modulo di cui all’Allegato 1). Per assicurare le garanzie di tutela della riservatezza, è necessario che la documentazione inerente alla segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi e riferimenti del Segnalante (facoltativi – Allegato 1 parte a) , al fine di ricevere riscontro alla Segnalazione; la seconda con la Segnalazione (Allegato 1 parte b), in modo da separare i dati identificativi del Segnalante dalla Segnalazione stessa. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa. Tutte le buste devono recare all’esterno la dicitura “RISERVATA – FISV”, e l’indirizzo della sede sociale della capogruppo Mittel S.p.A. Via Borromei n. 5 - 20123 Milano, all’attenzione del Responsabile Internal Audit, indicando che si tratta di una segnalazione di Whistleblowing; La Segnalazione è poi oggetto di protocollazione riservata, mediante un registro gestito da FISV. • in forma orale nell’ambito di un incontro diretto con FISV (da richiedere mediante il portale Globaleaks (specificando nelle note “richiesta di incontro diretto”). In tal caso, previo consenso del Segnalante, il colloquio è documentato a cura di FISV tramite la predisposizione di un verbale, che il Segnalante deve verificare, rettificare e confermare mediante sottoscrizione.
6.2.3. Soggetto destinatario della Segnalazione Tutte le segnalazioni rilevanti ai fini della Procedura, indipendentemente dalla categoria cui appartengono, vengono ricevute da FISV, individuato nel Responsabile della funzione di Internal Audit di Mittel S.p.A.. In caso di Segnalazione tramite piattaforma Globaleaks, FISV riceverà istantaneamente al proprio indirizzo e-mail una comunicazione di “alert” (che non contiene in alcun modo elementi inerenti alla Segnalazione stessa), che informa che sulla piattaforma è stata inserita una segnalazione. Qualora il Segnalante ritenga che FISV versi in un’ipotesi di conflitto di interessi rispetto ad una specifica Segnalazione (in quanto, ad esempio, sia esso stesso il presunto responsabile della violazione; abbia o si ritenga che possa avere un potenziale interesse correlato alla segnalazione tale da compromettere l’imparzialità e l’indipendenza di giudizio), deve effettuare la Segnalazione direttamente al Presidente del Comitato di Gestione WB redigendo una Segnalazione scritta da far pervenire in busta chiusa, tramite posta o brevi manu (utilizzando il modulo di cui all’Allegato 2 parte a e b). Per assicurare le garanzie di tutela della riservatezza, è necessario che la documentazione inerente alla Segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del Segnalante (facoltativi) oppure indicando un indirizzo, ovvero un recapito mobile, al fine di ricevere riscontro alla Segnalazione); la seconda con la Segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del Segnalante dalla Segnalazione stessa. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa. Tutte le buste devono recare all’esterno la dicitura “RISERVATA – COMITATO GESTIONE WISTLEBLOWING”, e l’indirizzo della sede sociale della capogruppo Mittel S.p.A. Via Borromei n. 5 - 20123 Milano, all’attenzione del Presidente del Comitato Wistleblowing, indicando che si tratta di una Segnalazione di Whistleblowing. Qualora il Segnalante ritenga che uno degli altri componenti del Comitato di Gestione WB, diversi da FISV, versi in un’ipotesi di conflitto di interessi deve farne menzione nella Segnalazione. FISV dovrà procedere alla convocazione del Comitato di Gestione WB senza il soggetto in conflitto di interessi. Il Comitato alla prima riunione valuterà l’opportunità dell’integrazione della sua composizione ai limitati fini della procedura. La segnalazione è poi oggetto di protocollazione riservata, mediante un registro gestito da FISV.
6.3. La registrazione della Segnalazione Tutte le Segnalazioni, indipendentemente dalla modalità di ricezione, sono registrate nei termini di seguito descritti. a) Segnalazioni ricevute tramite il portale Globaleaks FISV entro sette giorni dalla data di ricezione deve rilasciare, sempre attraverso il portale (Globaleaks), avviso di ricezione della Segnalazione. b) Segnalazioni ricevute con altre modalità Per le Segnalazioni presentate: • in forma scritta, FISV entro sette giorni rilascia, in base ai dati identificativi e/o riferimenti forniti dal Segnalante, avviso di ricezione della Segnalazione; • in forma orale, (mediante messaggistica vocale dedicata), FISV entro sette giorni rilascia, in base ai dati identificativi e/o riferimenti forniti dal Segnalante, conferma di ricezione della Segnalazione; • nel corso di un incontro, la Segnalazione è documentata, previo consenso del Segnalante, mediante la redazione di un verbale. Al Segnalante è richiesto di verificare, rettificare o confermare il verbale con la propria sottoscrizione e apposizione della data. La firma del verbale da parte del Segnalante attesta la ricezione della Segnalazione, di cui è rilasciata una ricevuta.
6.4. Classificazione e analisi preliminare della Segnalazione FISV provvede tempestivamente all’analisi preliminare della Segnalazione, anche eventualmente richiedendo ulteriori informazioni e/o documentazione di supporto al Segnalante. FISV in via preliminare valuta, anche tramite eventuali analisi documentali, la sussistenza dei presupposti necessari per l’avvio della successiva fase istruttoria, dando priorità alle Segnalazioni adeguatamente circostanziate. Conclusa l’analisi preliminare, FISV provvederà a classificare la segnalazione in una delle seguenti categorie: a) Segnalazione non rilevante: Segnalazione non rientrante nel campo di applicazione della Procedura (es.: si riferisce a soggetti, società e/o fatti, azioni o comportamenti che non rientrano nella Procedura). Viene archiviata dandone riscontro al Segnalante, se disponibili dati di contatto. Di tale archiviazione FISV dà pronta informativa al Comitato di Gestione WB. b) Segnalazione pertinente ma non trattabile: Segnalazione rientrante nel campo di applicazione della Procedura, ma mancante di sufficienti informazioni e/o elementi in merito all’oggetto e/o contenuto della Segnalazione che non consentono l’esecuzione di indagini. Viene archiviata dandone riscontro al Segnalante, se disponibili dati di contatto. Di tale archiviazione FISV dà pronta informativa al Comitato di Gestione WB. c) Segnalazione esclusa: Segnalazione rientrante nelle casistiche di cui al paragrafo 4.2, essa viene archiviata dandone riscontro al Segnalante, se disponibili dati di contatto. Nell’ipotesi di Segnalazione calunniosa o diffamatoria, di Segnalazione effettuata con dolo o colpa grave, di Segnalazione effettuata al solo scopo di danneggiare il segnalato, FISV può valutare di inoltrare, previa informativa al Comitato di Gestione WB, la Segnalazione vietata all’Organo Amministrativo della società interessata, per l’eventuale avvio del procedimento disciplinare. d) Segnalazione rilevante: Segnalazione rientrante nel campo di applicazione della procedura e sufficientemente circostanziata. FISV trasmette prontamente la segnalazione al Comitato di Gestione WB per l’avvio della fase di verifica, come descritta al paragrafo successivo. In questo caso, FISV, qualora avesse anche il solo sospetto che la Segnalazione possa ricondursi ad una violazione del Modello 231 e/o del Codice Etico, o possa essere rilevante e pertinente in tale ambito, informa immediatamente l’Organismo di Vigilanza competente, aggiornandolo sugli stati di avanzamento.
6.5 Gestione della Segnalazione L’organo collegiale responsabile del processo di gestione delle Segnalazioni è il Comitato di Gestione WB, composto dal Presidente dell’Organismo di Vigilanza di Mittel S.p.A., dal Responsabile dell’Ufficio Legale e Societario di Mittel S.p.A. e dal Responsabile Internal Audit di Mittel S.p.A. (FISV). Il Comitato di Gestione WB potrà – in base alla società del Gruppo interessata dalla Segnalazione o alla specificità del tema segnalato – richiedere di volta in volta il coinvolgimento di uno o più componenti degli Organismi di Vigilanza delle Società controllate. Il Comitato di Gestione WB in ogni caso dovrà: • dare un corretto seguito alle Segnalazioni ricevute, fornendo, nel rispetto di tempistiche ragionevoli e della riservatezza dei dati, una valutazione sulla sussistenza dei requisiti essenziali della Segnalazione per valutarne l’ammissibilità e poter quindi accordare al Segnalante le tutele previste; • mantenere le interlocuzioni con la persona Segnalante; • dare riscontro al Segnalante, entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento (o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della segnalazione), mediante piattaforma o altro mezzo idoneo (in base ai riferimenti forniti dal Segnalante), in merito al seguito che è stato dato o che s’intende dare alla Segnalazione.
6.5.1. La prima fase di gestione Una volta ricevuta la Segnalazione, il Comitato di Gestione WB, su base documentale e anche in considerazione degli esiti delle preliminari analisi svolte da FISV, dispone l’avvio della successiva fase di istruttoria, ovvero procede all’immediata archiviazione delle Segnalazioni ove riscontri, in disaccordo con la valutazione preliminare del FISV, che si tratti di Segnalazioni: i) generiche o non adeguatamente circostanziate; ii) palesemente infondate; iii) riferite a fatti e/o circostanze oggetto in passato di specifiche attività istruttorie già concluse, qualora dalle preliminari verifiche svolte non emergano nuove informazioni tali da rendere necessari ulteriori approfondimenti; iv) “circostanziate verificabili”, per le quali, alla luce degli esiti delle preliminari verifiche svolte, non emergono elementi tali da supportare l’avvio della successiva fase di istruttoria; v) “circostanziate non verificabili”, per le quali, alla luce degli esiti delle preliminari verifiche svolte, non risulta possibile, sulla base degli strumenti di analisi a disposizione, svolgere ulteriori approfondimenti per verificare la fondatezza della Segnalazione.
6.5.2. La fase istruttoria Qualora sia avviata la fase istruttoria, al fine di acquisire elementi informativi, il Comitato di Gestione WB può richiedere integrazioni o chiarimenti al Segnalante (che, nel caso di Segnalazione anonima, dovrà accordare il consenso a svelare la propria identità). Inoltre, ove ritenuto utile per gli approfondimenti, può acquisire informazioni dalle Persone coinvolte nella Segnalazione, le quali hanno anche facoltà di chiedere di essere sentite o di produrre osservazioni scritte o documenti. In tali casi, anche al fine di garantire il diritto di difesa, viene dato avviso alla Persona coinvolta dell’esistenza della Segnalazione, pur garantendo la riservatezza sull’identità del Segnalante e delle altre Persone coinvolte e/o menzionate nella Segnalazione. Il Comitato di Gestione WB cura lo svolgimento dell’istruttoria anche acquisendo dalle strutture interessate gli elementi informativi necessari, coinvolgendo le competenti Funzioni aziendali (previo impegno alla riservatezza) e avvalendosi, se ritenuto opportuno, di esperti o periti esterni a Mittel. Le attività istruttorie sono svolte ricorrendo, a titolo non esaustivo, a: i) dati/documenti aziendali utili ai fini dell’istruttoria (es. estrazioni da sistemi aziendali e/o altri sistemi specifici utilizzati); ii) banche dati esterne (es. info provider/banche dati su informazioni societarie); iii) fonti aperte; iv) evidenze documentali acquisite presso le strutture aziendali; v) ove opportuno, dichiarazioni rese dai soggetti interessati o acquisite nel corso di interviste verbalizzate. I componenti del Comitato di Gestione WB, tramite la piattaforma Globaleaks, possono accedere alla Segnalazione e a tutti gli eventuali documenti allegati a supporto attraverso l’inserimento di chiavi di autenticazione personali. La fondatezza delle circostanze rappresentate nella Segnalazione deve, in ogni caso, essere valutata nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza.
6.5.3 Conclusione della fase istruttoria e azioni correttive Al termine dell’attività istruttoria il Comitato di Gestione WB delibera e assume, motivandole, le proprie decisioni che possono consistere: a) nell’archiviazione della Segnalazione, in via esemplificativa in caso di infondatezza dei fatti segnalati o mancata evidenza di responsabilità in capo al Segnalato; l’archiviazione è adeguatamente motivata e trova evidenza nella documentazione a corredo della pratica; essa è comunicata altresì ai competenti Organi aziendali, per l’eventuale seguito di competenza; b) in un’informativa alle funzioni e agli Organi aziendali competenti affinché: (i) assumano, in coerenza con le disposizioni in materia di procedimenti sanzionatori, decisioni o diano impulso a procedimenti volti ad adottare eventuali provvedimenti nei confronti: - del soggetto di cui è accertata la responsabilità rispetto alla commissione del fatto illecito o irregolarità oggetto della Segnalazione, se vi sono evidenze di responsabilità a questi imputabili; - o del Segnalante, in conformità a quanto previsto dal sistema sanzionatorio, se dipendente, nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria effettuata al solo scopo di danneggiare o arrecare pregiudizio alla persona e/o società Segnalata, effettuata con dolo o colpa grave qualora la Segnalazione si riveli infondata, nonché nel caso in cui lo stesso Segnalante sia corresponsabile delle violazioni; (ii) adottino i necessari provvedimenti per il ripristino della legalità (azioni correttive); in particolare, se dalle analisi sulle aree e sui processi aziendali esaminati emerge la necessità di formulare raccomandazioni volte all’adozione di opportune azioni di rimedio, è responsabilità del management delle aree/processi oggetto di verifica definire un piano di azioni correttive per la rimozione delle criticità rilevate e di garantirne l’implementazione entro le tempistiche definite, dandone comunicazione alla Funzione Audit che cura il monitoraggio sullo stato di attuazione delle azioni. Il Comitato di Gestione WB monitora l’avanzamento delle azioni correttive attraverso l’informativa periodicamente fornita dalla Funzione Audit. FISV adempie agli obblighi di informativa verso il soggetto Segnalante circa l’esito o lo stato del procedimento tramite la piattaforma Globeleaks o in base ai recapiti forniti.
6.6. Flussi informativi FISV fornisce trimestralmente al Comitato di Gestione WB un report di sintesi di tutte le Segnalazioni pervenute nel periodo e di dettaglio di quelle rientranti nel perimetro della Procedura, con l’evidenza dello stato di avanzamento e degli esiti delle istruttorie concluse, per le quali propone la chiusura. A valle dell’informativa verso il Comitato di Gestione WB, FISV fornisce periodicamente al Comitato per il controllo e i rischi, al Collegio Sindacale e all’Organismo di Vigilanza di Mittel S.p.A. un report di sintesi delle Segnalazioni pervenute e degli esiti delle attività istruttorie concluse. Alle medesime informative FISV provvede nei confronti dei corrispondenti organi delle Società Controllate interessate dalle Segnalazioni.
7. GARANZIE E TUTELE 7.1. La tutela dell’identità del Segnalante Le Segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse. Fatti salvi gli obblighi di legge, l’identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso dello stesso, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle Segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli artt. 29 e 32, par. 4, del Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – GDPR) e dell’art. 2 -quaterdecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali). In particolare, l’identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità possono essere rivelate solo previo consenso espresso dello stesso: - nell’ambito del procedimento disciplinare, qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato; - nell’ambito del procedimento instaurato in seguito a Segnalazioni interne o esterne, se la rivelazione dell’identità del Segnalante o di qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità è indispensabile anche ai fini della difesa della Persona coinvolta. In tali casi è data preventiva comunicazione scritta al Segnalante delle ragioni della rivelazione dei dati riservati. Il personale del Gruppo Mittel e gli eventuali soggetti terzi, coinvolti nella gestione delle Segnalazioni sono tenuti alla riservatezza dell’identità del Segnalante, delle Persone coinvolte e/o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione. Al riguardo devono essere specificatamente autorizzati al trattamento dei dati personali e ricevere una specifica formazione in materia di privacy e sulla disciplina del Whistleblowing. La riservatezza è garantita anche a chi segnala prima dell’inizio o successivamente alla cessazione del rapporto di lavoro, ovvero nel periodo di prova, qualora dette informazioni siano state acquisite nell’ambito del contesto lavorativo oppure nella fase selettiva o precontrattuale. È altresì garantita la riservatezza sull’identità delle Persone coinvolte e/o menzionate nella Segnalazione, nonché sull’identità e sull’assistenza prestata dai Facilitatori, con le medesime garanzie previste per il Segnalante. La violazione dell’obbligo di riservatezza, fatte salve le eccezioni di cui sopra, può comportare nei confronti dell’interessato l’irrogazione di sanzioni amministrative pecuniarie da parte di ANAC nonché l’adozione di provvedimenti disciplinari previsti dal Modello Organizzativo 231.
7.2. Misure di protezione Nei confronti del Segnalante è vietato il compimento di atti ritorsivi, intesi come qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della Segnalazione interna o esterna/Divulgazione pubblica/denuncia, che provoca o può provocare al Segnalante, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto. A titolo meramente esemplificativo si indicano talune fattispecie ritorsive identificate nel Decreto: a) licenziamento, sospensione o misure equivalenti; b) retrocessione di grado o mancata promozione; c) mutamento di funzioni, cambiamento del luogo di lavoro, riduzione dello stipendio, modifica dell’orario di lavoro; d) sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa; e) note di demerito o referenze negative; f) adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria; g) coercizione, intimidazione, molestie o ostracismo; h) discriminazione o comunque trattamento sfavorevole; i) mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione; j) mancato rinnovo o risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine; k) danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi; l) inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro; m) conclusione anticipata o annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi; n) annullamento di una licenza o di un permesso; o) richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici. La protezione è garantita anche al Segnalante anonimo, che ritiene di aver subito ritorsioni ed è stato successivamente identificato. Le misure di protezione si applicano nei limiti e alle condizioni previste dal capo III del d.lgs. n. 24/2023 e sono estese anche: - alle categorie di Segnalanti che non rientrano nell’ambito di applicazione oggettivo e/o soggettivo previsto dal d.lgs. n. 24/2023; - ai Facilitatori, alle persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante che sono legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado, ai colleghi di lavoro del Segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con esso un rapporto abituale e corrente; - agli enti di proprietà del Segnalante o per i quali lo stesso lavora nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del Segnalante. Chi ritiene di aver subìto una ritorsione in ragione della Segnalazione può comunicarlo ad ANAC.
7.3. Sistema sanzionatorio Ferma restando l’esclusiva competenza di ANAC in merito all’eventuale applicazione delle sanzioni amministrative di cui all’art. 21 del d.lgs. n. 24/2023, si rinvia alla specifica disciplina contenuta nel Modello Organizzativo 231, nella sezione dedicata al sistema disciplinare. La violazione delle previsioni contenute nei sopra riportati paragrafi potrà attivare il procedimento sanzionatorio: in particolare, sono passibili di sanzione (i) il Whistleblower che abbia effettuato con dolo o colpa grave una segnalazione rivelatasi infondata; (ii) il soggetto che abbia violato la riservatezza del Segnalante ovvero che si sia reso responsabile di atti di “ritorsione”. Fatte salve le specifiche limitazioni di responsabilità previste dal legislatore, la protezione prevista in caso di ritorsioni non trova applicazione in caso di accertamento con sentenza, anche non definitiva di primo grado nei confronti del Segnalante, della responsabilità penale per i reati di calunnia o diffamazione o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia, ovvero della responsabilità civile, per aver riferito informazioni false riportate intenzionalmente con dolo o colpa. Nei casi di accertamento delle dette responsabilità, al soggetto Segnalante e denunciante sono inoltre applicate, nel rispetto del principio della proporzionalità ex art. 2106 Codice civile, le seguenti sanzioni disciplinari: - il richiamo verbale - l’ammonizione scritta; - la multa; - la sospensione dal servizio e dal trattamento retributivo; - il licenziamento senza preavviso. Qualora, a seguito dell’istruttoria, la Segnalazione si riveli infondata ed effettuata con dolo o colpa grave, ovvero si accerti che un soggetto abbia violato la riservatezza del Segnalante, è previsto per: i. il lavoratore dipendente, l’informativa al Consiglio di amministrazione per la valutazione dell’applicazione del sistema sanzionatorio; ii. il componente del Consiglio di amministrazione, l’informativa al Collegio Sindacale e all’intero Consiglio di amministrazione, i quali provvedono a prendere gli opportuni provvedimenti; iii. il componente del Collegio Sindacale, l’informativa all’intero Collegio Sindacale e al Consiglio di amministrazione, i quali provvedono a prendere gli opportuni provvedimenti; iv. il componente dell’Organismo di Vigilanza, l’informativa al Collegio Sindacale e al Consiglio di amministrazione, i quali provvedono a prendere gli opportuni provvedimenti. In casi di particolare rilevanza le segnalazioni potranno essere trasmesse ai soggetti sopra indicati anche prima dell’esito della fase istruttoria.
8. CANALE ESTERNO PER LE SEGNALAZIONI (ANAC) Per effettuare una Segnalazione, ferma restando la preferenza per l’utilizzo del Canale interno, così come illustrato nei paragrafi precedenti, ai sensi dell’art. 6, comma 1, d.lgs. n. 24/2023 al Whistleblower è consentito l’utilizzo del canale esterno attivato presso ANAC: https://whistleblowing.anticorruzione.it al ricorrere delle seguenti condizioni. 1) Se il canale interno: - non è attivo; - è attivo ma non è conforme a quanto previsto dal legislatore in merito ai soggetti e alle modalità di presentazione delle Segnalazioni. 2) La persona ha già fatto la Segnalazione interna ma non ha avuto seguito. 3) La persona Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna alla stessa non sarebbe dato efficace seguito. Si pensi, ad esempio, all’ipotesi in cui vi sia il fondato timore che non sarebbe svolta alcuna attività a causa di un accordo tra chi riceve la Segnalazione e la persona coinvolta nella violazione; o a seguito dell’occultamento o distruzione di prove di condotte illecite di cui il Segnalante sia a conoscenza, questa potrebbe determinare rischio di ritorsione. 4) La persona Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
9. LA DIVULGAZIONE PUBBLICA Il d.lgs. n. 24/2023, all’art. 15, introduce un’ulteriore modalità di Segnalazione consistente nella divulgazione pubblica. Con la divulgazione pubblica le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone. La divulgazione pubblica delle violazioni deve avvenire nel rispetto delle condizioni poste dal legislatore affinché poi il soggetto che la effettua possa beneficiare delle tutele riconosciute dal Decreto. Pertanto, la protezione sarà riconosciuta se al momento della divulgazione ricorra una delle seguenti condizioni: 1) ad una Segnalazione interna a cui l’ente non abbia dato riscontro nei termini previsti abbia fatto seguito una segnalazione esterna ad ANAC, la quale, a sua volta, non ha fornito riscontro al Segnalante entro termini ragionevoli; 2) la persona ha già effettuato direttamente una segnalazione esterna ad ANAC la quale, tuttavia, non ha dato riscontro al Segnalante in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla Segnalazione entro termini ragionevoli; 3) la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica in quanto ha fondato motivo, di ritenere, ragionevolmente, sulla base di circostanze concrete, e quindi non su semplici illazioni, che la violazione possa rappresentare un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. 4) la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica poiché ha fondati motivi di ritenere che la Segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni oppure possa non avere efficace seguito.
10. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI E CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE Ogni trattamento dei dati personali, anche nel contesto della Piattaforma, è effettuato nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023 ed in conformità alla normativa sulla protezione dei dati personali di cui al Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – GDPR), al decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196 e al decreto legislativo 18 maggio 2018 n. 51. La tutela dei dati personali è assicurata oltre che al Segnalante (per le segnalazioni non anonime), al Facilitatore nonché alla Persona coinvolta o menzionata nella Segnalazione. Ai possibili interessati viene resa un’informativa sul trattamento dei dati personali attraverso la pubblicazione sulla piattaforma Globaleaks ovvero tramite l’Allegato 3 alla presente Procedura. In ottemperanza all’art. 13, comma 6, del d.lgs. n. 24/2023, è stata effettuata una valutazione di impatto sulla protezione dei dati (Data Privacy Impact Assessment DPIA), redatta ai sensi dell’art. 35 del Regolamento GDPR, al fine di definire le misure tecniche ed organizzative necessarie a ridurre il rischio per i diritti degli interessati, comprese le misure di sicurezza necessarie a prevenire trattamenti non autorizzati o illeciti. Al fine di garantire la gestione e la tracciabilità delle Segnalazioni e delle attività conseguenti, FISV cura l’aggiornamento di tutte le informazioni riguardanti le Segnalazioni ed assicura, avvalendosi della Piattaforma, la conservazione di tutta la correlata documentazione di supporto per il tempo strettamente necessario alla loro definizione, e comunque per non più di 5 anni, decorrenti dalla data di conclusione dell’attività istruttoria da parte del Comitato di Gestione WB. I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente.
Gli originali delle Segnalazioni pervenute in forma cartacea sono conservati in apposito ambiente protetto.
(*1) art. 2, comma 1, lett. q, d.lgs. n. 24/2023 (*2) art. 2, comma 1, lett. a, d.lgs. n. 24/2023 (*3) art. 2, comma 1, lett. b, d.lgs. n. 24/2023